woensdag 25 mei 2011

Koppelen scans akten Burgerlijke Stand 2

In het blogbericht van 6 september 2010 heeft u kunnen lezen over het project ‘Scannen akten Burgerlijke Stand Zeeland’. Alle registers van geboorten, van huwelijksvoltrekkingen en van overlijdens van Schouwen-Duiveland zijn nu digitaal gefotografeerd en de rest van Zeeland volgt in ras tempo. De volgende stap was het koppelen van de scans aan de verschillende databestanden. Die bestanden bevatten de door onze vrijwilligers ingevoerde gegevens en zijn beschikbaar via de website Zeeuwen Gezocht.

Koppelen
Het koppelen van de scans houdt in dat de er een koppeling gemaakt moet worden tussen de vermelding van een akte en de foto van de akte, de scan, zodat de juiste foto bij de juiste akte komt. Dit lijkt eenvoudig; de eerste gedachte was om dit met behulp van een software programma – beschikbaar gesteld door het Brabants Historisch Informatie Centrum – te doen. Hierbij werden de bestandsnamen in het programma aan de akten gekoppeld in een txt-bestand, dit bestand moest dan omgezet worden en toegevoegd aan de al reeds bestaande accesdatabase. Deze database zou gebruikt worden voor de conversie.
Tijdens het koppelen moet er nog een 'oculaire inspectie' overheen. Elke scan bevat de opname van twee pagina’s van een register. Op twee pagina's staan twee, vier of zelfs zes akten. Er zijn ook allerlei uitzonderingen, zoals bijlagen die in de registers zijn opgenomen. Die bijlagen zijn ook gescand. Vooral in de overlijdensregisters bevinden zich veel uittreksels van overlijdensakten van elders overledenen die ook in het overlijdensregister van de woonplaats van de overledenen zijn ingeschreven.
Deze methode werkte, maar was zeer omslachtig en tijdrovend, dit omdat er in het programma geen mogelijkheid was om meerdere foto’s aan een akte te koppelen en dit dus allemaal nog handmatig per jaar, plaats en soort akte, achteraf moest worden toegevoegd.
Na overleg is toen besloten om een definitieve keuze te maken om de Burgerlijke Stand van Zeeland in het archiefbeheerssysteem MAIS-Flexis te integreren.

Ervaring
Hoera, hiermee had ik al veel ervaring opgedaan bij het Surinameproject. In MAIS-Flexis kan er direct een koppeling met de foto toegevoegd worden zonder al die tussenliggende handelingen en conversies! Dit vergde wel enige aanpassingen door de makers van MAIS-Flexis, De Ree archiefsystemen in Groningen, maar is nu een feit en het koppelen kan beginnen.

Klik op de afbeelding om het scherm goed te bekijken

Tijdrovend, maar leuk
De eerste gemeente, Burgh, is bijna voltooid. Het blijft een hele klus; de ‘oculaire inspectie’ moet ook nog steeds gebeuren, maar dit maakt de simpele handelingen van het koppelen toch nog interessant! Soms kom ik akten tegen waarvan de gegevens nog niet zijn ingevoerd. Zo kan het gebeuren dat u namen van voorouders vindt die in de huidige database van Zeeuwen Gezocht ontbreken.
De komende maanden zal ik zeker twee dagen per week bezig zijn met het koppelen en controleren, een tijdrovende klus, maar onontbeerlijk om straks de akten op uw computerscherm te voorschijn te laten komen. Binnenkort is het de bedoeling dat ik assistentie krijg van een collega (ook José genaamd).

José de Bree, medewerker begeleiding digitalisering

woensdag 11 mei 2011

Feestelijke afsluiting project Burgerlijke Stand Zeeland


Gisterenmiddag is in de trouwzaal van het stadhuis te Veere op feestelijke wijze de voltooiing van de invoer van de openbare akten van de Burgerlijke Stand van Zeeland gevierd. In ruim 15 jaar tijd hebben circa 55 vrijwilligers ruim 1,5 miljoen akten van de burgerlijke stand van de 154 (voormalige) gemeenten in Zeeland in de computer ingevoerd. De resultaten van dit invoerwerk zijn al vanaf de lancering van de website Zeeuwen Gezocht in december 2001 voor iedereen beschikbaar. Bij update 22 in oktober 2010 zijn de laatste akten aan de website toegevoegd. Tijdens de bijeenkomst werden vrijwilligers en oud-vrijwilligers in het zonnetje gezet. De burgemeester van Veere en de directeur van het Zeeuws Archief gaven met het aansnijden van een echte bruidstaart het startsein van het jaarthema van het Zeeuws Archief 'Akten van Lief & Leed. 200 jaar Burgerlijke Stand'.

AKON-project
De aanzet voor het invoeren van gegevens uit de akten van de burgerlijke stand in Zeeland werd gegeven door de Stichting Historische Steekproef Nederland. Deze onderzoeksinstelling doet sinds het begin van de jaren negentig onderzoek naar de levensloop van 78.000 personen die in Nederland zijn geboren tussen 1812 en 1922. Om deze personen zo goed mogelijk te volgen leek het de historisch-demografen handig als er een digitale index van alle overlijdensakten van de burgerlijke stand van heel Nederland zou zijn. Men ontwikkelde een invoerprogramma en noemde het project Algemene Klapper Overlijdensakten Nederland. Omdat de HSN wilde beginnen met het onderzoek naar de levensloop van 4.500 Zeeuwen zochten ze contact met het toenmalige Rijksarchief in Zeeland om een project op te starten waarbij vrijwilligers de gegevens van een half miljoen overlijdensakten zouden invoeren over de periode 1811-1939. Om menskracht te werven werd contact gezocht met de Afdeling Zeeland van de Nederlandse Genealogische Vereniging. In de daar werkzame werkgroep computergenealogie zaten de juiste mensen: ervaring met de akten van de burgerlijke stand en met computers (dat had in die tijd nog lang niet iedereen). De werkgroepleden Jaap Looise en Jan Mol gingen aan de slag met de proefgemeente Oudelande. Aan de hand van hun ervaringen werd het invoerprogramma aangepast. In 1995 ging het project van start met 14 vrijwilligers. In een jaar tijd werden er 28.000 akten ingevoerd.
In 1997 startte de Rijksarchiefdienst het project 'Familiegeschiedenis tot 1780' op. De bedoeling was dat alle openbare huwelijksakten van de burgerlijke stand in heel Nederland werden ingevoerd, zodat mensen via een website heel snel een stamboom konden maken van hun voorouders. De website Genlias ging in 1999 van start. De vrijwilligers van het Rijksarchief in Zeeland gingen toen halsoverkop aan de slag met het invoeren van de huwelijksakten. In april 2002 waren alle huwelijksakten t/m 1922 (164.000 stuks) ingevoerd.

Website
Eind 2001 kwam de website Zeeuws Archief ISIS online. Hiermee stelde het Zeeuws Archief naast de ingevoerde huwelijks- en overlijdensakten ook andere genealogische bronnen voor het publiek beschikbaar.
In november 2004 werd de invoer van de overlijdensakten t/m 1942 (550.000 stuks) afgerond en in oktober 2010 de geboorteakten t/m 1910 (678.000 stuks).
In totaal zijn er 1.523.076 openbare akten van de burgerlijke stand in Zeeland via Zeeuwen Gezocht te raadplegen. Een heuglijk feit in het jaar waarin het archiefwezen uitgebreid aandacht besteedt aan de invoering van de burgerlijke stand door de toenmalige Franse overheid in 1811.

Akten van Lief & Leed
Lees meer over het programma van 200 jaar Burgerlijke Stand op de website van het Zeeuws Archief en download de programmafolder.

Nieuwsitem Omroep Zeeland 10 mei 2011 over dit project


De bruidstaart is gemaakt door de bruidstaartspecialist Martin Poppe uit Serooskerke (W.)

Leo Hollestelle, beheerder Zeeuwen Gezocht