woensdag 14 november 2012

Scans akten burgerlijke stand Schouwen-Duiveland online

Vandaag hebben we een volgende stap gezet in de ontwikkeling van Zeeuwen Gezocht. De scans van de openbare akten van de burgerlijke stand van de voormalige gemeenten op Schouwen-Duiveland zijn vanaf heden op deze website te raadplegen. Dit heuglijke feit werd vanmiddag feestelijk in de burgerzaal van het gemeentehuis van Schouwen-Duiveland te Zierikzee gevierd met de huwelijksvoltrekking tussen Willeboort van Walcheren en Levina van Schouwen.

Burgemeester Rabelink van Schouwen-Duiveland sluit het huwelijk tussen Willeboort van Walcheren en Levina van Schouwen. Links getuige Huib Uil, gemeentearchivaris van Schouwen-Duiveland, rechts getuige Hannie Kool-Blokland, directeur Zeeuws Archief


Megaproject
Op dit blog hebben wij u geïnformeerd ons project van het scannen van de akten van de burgerlijke stand van Zeeland. Scannen, eigenlijk digitaal fotograferen, van een archiefbestand van 440 strekkende meter is een gigantisch en kostbaar project. Vandaar dat wij dit samen willen doen met de Zeeuwse gemeentearchieven. Het gaat in totaal om zo'n 675.000 scans met meer dan anderhalf miljoen akten.
Het eerste archief waarmee wij samenwerken is het gemeentearchief Schouwen-Duiveland. In 2010 zijn we begonnen met het fotograferen van de akten van de burgerlijke stand van dit voormalige eiland. Allereerst werd een keuze uit de bestaande exemplaren gemaakt. Van de akten van de burgerlijke stand worden twee exemplaren opgemaakt: voor de gemeenten en voor het rijk. Gekozen werd voor de rijksexemplaren. Deze waren in tegenstelling tot de gemeentelijke akten niet over meerdere jaren ingebonden en dus gemakkelijker te scannen. Bij het gereedmaken van de stukken voor digitalisering bleken vooral de overlijdensakten verrijkt te zijn met los toegevoegde bijlagen. Vervolgens werd de bestandsnaam van elke scan gekoppeld aan de reeds ingevoerde gegevens van de bijbehorende akte in MAIS-Flexis. Daarna werd een export van de data gemaakt voor het archiefbeheerprogramma van het Gemeentearchief Schouwen-Duiveland, want de data én de scans zijn ook te raadplegen op de website van het gemeentearchief.

Scans van andere Zeeuwse gemeenten

Het Zeeuws Archief is in gesprek met andere gemeenten over een volgend digitaliseringsproject. In de komende jaren zullen de scans van de akten van de andere voormalige gemeenten in Zeeland in Zeeuwen Gezocht én Archieven.nl beschikbaar komen.

Zoeken en vinden
Als u een vermelding van de akten van de burgerlijke stand van een voormalige Schouwen-Duivelandse gemeente aanklikt ziet u onder, of links van de vermelding een kleine afbeelding van de scan (thumbnail).


Klik op 'Ga naar de scan' op de scan te bekijken. In het volgende scherm staat de scan onderaan de vermelding. Klik op de thumbnail en de viewer opent.



Linksonder kunt u kiezen voor een loep (standaard, plat of staand). Daarmee kunt u de akte en de andere akten op de scan bekijken. Ook kunt u vooruit- en terugbladeren naar de volgende en vorige scans van het register.
Als u de scan volledig wilt zien dan kunt u deze downloaden. Daarvoor moet u de scan eerst kopen. Dat gaat met het icoontje rechtsboven.

U kunt er ook voor kiezen om alle scans van het betreffende register te bekijken. Klik hiervoor in de vermelding op het inventarisnummer en u komt terecht in de toegang van de burgerlijke stand bij het betreffende register.


Scans downloaden
U kunt de scans (digitale kopieën) inzien en downloaden. De betaling hiervan gaat met credits die u van te voren moet aanschaffen. De prijsbepaling van credits verloopt volgens een staffel; dat betekent hoe meer credits u aanschaft hoe lager de prijs per credit wordt. Meer informatie op deze pagina op de website van Zeeuwen Gezocht.
Let er op dat u eerst inlogt of zich registreert als u nooit eerder kopieën heeft besteld via Zeeuwen Gezocht of Archieven.nl. Zie hiervoor deze pagina.


maandag 5 november 2012

Oogsttijd

In vorige blogberichten informeerden wij u dat WieWasWie.nl druk bezig is met het binnenhalen van de ingevoerde gegevens van de akten van de Zeeuwse burgerlijke stand. Dit proces wordt in ICT-termen 'harvesten' genoemd. We kunnen dan ook stellen dat het deze weken 'oogsttijd' is.

De huidige stand van zaken is dat de geboorte- en huwelijksakten van de burgerlijke stand zijn geharvest en dat we zojuist opdracht hebben gegeven aan WieWasWie om de overlijdensakten te 'oogsten'.

Oogsttijd in de Wilhelminapolder (Archief Wilhelminapolder inv.nr 1068) 
Hoe gaat dit in z'n werk?
De data van de akten van de burgerlijke stand van Zeeland beheren wij sinds mei vorig jaar in MAIS-Flexis, de applicatie van De Ree archiefsystemen. Met deze applicatie voeren wij de verschillende bestanden (per toenmalige gemeente van de burgerlijke stand, per feit (geboorte/huwelijksvoltrekkingen/overlijden) en per één jaar of meerdere jaren) uit naar MAIS-Internet. Vandaar uit worden de bestanden gepubliceerd op de websites Archieven.nl en Zeeuwen Gezocht. De bestanden die ook voor WieWasWie.nl zijn bestemd worden bij het uitvoeren ook op een andere server gezet zodat WieWasWie deze kan binnenhalen.

Uniek
Voorwaarde hiervoor is wel dat elke akte moet zijn voorzien van een uniek nummer. Dit nummer noemen we een GUID, spreek uit [goe-ied]: globally unique identifier, een reeks van 32 willekeurige letters en cijfers. Dit aantal én de willekeurige volgorde van deze tekens zorgen er voor dat er een unieke combinatie ontstaat, waardoor elke akte die door WieWasWie wordt geharvest van een uniek kenmerk is voorzien. Zodra akten door ons zijn gewijzigd of nieuw toegevoegd, worden deze door de database van WieWasWie herkend als vernieuwd of nieuw, waarna ze worden geharvest. Dit proces wordt door ons met enige regelmaat geactiveerd. Daardoor is de data in WieWasWie nagenoeg even actueel als in Zeeuwen Gezocht.
De ingevoerde gegevens van de huwelijksakte van Johannis Hocke en Trijntje de Glopper, Bommenede, register van huwelijksvoltrekkingen 1812, met onderaan het veld met de GUID
De praktijk
Het laten harvesten van data uit MAIS-Flexis is nieuw voor ons en levert interessante informatie op. Zo ontdekten we dat niet alle geboorteakten van de burgerlijke stand waren geharvest. Dit komt omdat deze akten - door omstandigheden - niet waren voorzien van een GUID. In het overzicht van de geharveste gemeenten in het beheersysteem van WieWasWie kunnen we zien dat in een aantal akten de gemeentenaam verkeerd is ingevoerd. Zo konden we de gemeentenaam 'Ggoes' in een geboorteakte uit 1911 opsporen en corrigeren in 'Goes'. De hoeveelheid afwijkende data valt reuze mee. We worden daarmee bevestigd dat, mede dankzij de opmerkzaamheid van de vele gebruikers van Zeeuwen Gezocht, de kwaliteit van de data op deze website en vanaf nu ook in WieWasWie.nl steeds beter, dus betrouwbaarder wordt.

Leo Hollestelle, beheerder Zeeuwen Gezocht